torstai 22. syyskuuta 2022

Kesä tuottajaharjoittelijana – Helsingan keskiaikapäivä 2022

Oli maaliskuun loppu ja olin juuri saanut päätökseen kulttuurituotannon opiskeluihini kuuluvan projektityön. Pikkuhiljaa olin alkanut etsiä itselleni seuraavaa harjoittelua tai projektityötä, kun kumppanini eräänä iltana hihkaisi toisesta huoneesta löytäneensä minunlaiselle kuulostavan projektin. Menin hänen luokseen ja näin edessäni Helsingan keskiaikapäivän julkaiseman ilmoituksen, jossa etsittiin kulttuurituotannon opiskelijaa tuottajaharjoittelijaksi tapahtumaan. Näin kuulin ensi kertaa Helsingan keskiaikapäivästä! 


Kuva: Olli Leino

Muistan ihmetelleeni, kuinka kulttuurin ja historian ystävänä en ollut aiemmin löytänyt tätä tapahtumaa ja aloin samoin tein kirjoittaa hakemusta paikasta. Samalla huomasin kauhukseni, että virallinen haku harjoitteluun oli mennyt umpeen jo edellisenä päivänä, mutta päätin kuitenkin kokeilla onneani ja lähetin hakemukseni eteenpäin. Onneksi teinkin näin, koska nopealla aikataululla pidetyn haastattelun jälkeen olinkin jo kohta mukana kasaamassa vuoden 2022 mallia Helsingan keskiaikapäivästä! 

Nyt kirjoittaessani tätä blogia voin sanoa, että se alitajuinen tunne, joka sai minut alun perin kiinnostumaan tapahtumasta, oli oikeassa. Miten mielenkiintoinen reissu tästä kokonaisuudessa tulikaan! Vietimme Helsingan keskiaikapäivää Pyhän Laurin kirkon ympäristössä 13.8.2022 ja tunnelmat tapahtuman osalta ovat vieläkin oikein lämpimät. Tänä vuonna tapahtuma oli mahdollista järjestää ensimmäistä kertaa sitten vuoden 2019 täysimittaisena, ilman pandemia-aikana voimassa olleita säädöksiä ja rajoituksia tapahtumille. Tämä näkyi suuresti sekä tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa, että myös keskiaikapäivän tekijöiden ja kävijöiden mentaliteetissa, kun ovet mahdollisuuksille olivat jälleen auki! 

Ilkka Helsingassa. Kuva: Riina Koivisto

Oma osuuteni tapahtuman toteutuksessa alkoi varsinaisesti haastatteluni jälkeen kesäkuun alussa. Kävin  lyhyen perehdytyksen Vantaan kaupungin tuottajien johdolla ja tämän jälkeen siirryin Vantaa-Seuran Riinan opastuksen ja ohjeistuksen alle. Työtehtäviini kuului alkupuolella projektia muun muassa tapahtuman ohjelman selvittäminen ja alustava suunnittelu, myyjien ja esiintyjien kontaktointi, sekä osittainen somen hoito. Tämän lisäksi aloin alustavasti kilpailuttamaan ja etsimään alueelle hankittavia välineitä, kuten bajamajoja ja niin edelleen. 

Projektin alkupuolen tehtävät olivat loistava tapa päästä sisään tapahtuman henkeen ja toimintamalliin. Alkupuolen tehtävistä erityisesti minulle jäi mieleen markkinamyyjien jaottelu ja myyjävalintojen alustava tekeminen, joka osoittautui toisaalta varsin helpoksi ja toisaalta haastavaksi. Tapahtumaan oli hakenut myyjäksi todella paljon kiinnostuneita toimijoita. Tämä oli suuri ilo huomata, sillä se helpotti tilannetta itsessään jo sillä, ettei myyjiä tarvinnut lähteä suuremmin etsimään. Hakijoiden suurella määrällä oli kuitenkin myös oma kääntöpuolensa, eikä kaikki hakijoita ollut mitenkään mahdollista saada mahtumaan käytössä olevalle markkina-alueelle. Hakijat olivat hyvin tasavertaisia, minkä johdosta jouduimme tekemään hyvinkin vaikeita ja ikäviä päätöksiä myyjien karsinnassa. 


Kuva: Olli Leino

Hyvin pian tapahtuman alustavien suunnitelmien ja runkojen luomisen jälkeen suurin osa työkumppaneistani ja ohjaajani Riina jäivät heinäkuun ajaksi kesälomalle. Tämä toi mukanaan oman jännityskertoimensa omaan työskentelyyni, koska olin ollut mukana tapahtuman tuottajatiimissä vasta vajaan kuukauden. Onnekseni työkumppanini lupasivat olla puhelimen päässä tavoitettavissa, jos minulle tulisi jotain akuuttia kysyttävää. Heinäkuun aikana työtehtäväni liikkuivat aluksi suuresti somen ja tapahtuman verkkosivujen päivittämisen ympärillä. Lisäksi keskityin esiintyjien kanssa kontaktissa olemiseen, jotta tapahtuman ohjelma pysyisi ajan tasalla ja jotta osaisimme hankkia heille tarpeiden ja toiveiden mukaiset puitteet. Tänä aikana aloin myös huolehtimaan yhteydenpidosta tapahtumaan ilmoittautuneisiin vapaaehtoisiin sekä jaottelemaan heitä työtehtävien mukaan. 

Kun heinäkuu liikkui eteenpäin ja ihmiset alkoivat palaamaan kesälomiltaan töihin, aloimme saman tien tekemään tapahtumalle aluekarttaa, sekä suunnittelemaan konkreettisesti, kuinka markkinamyyjät asetettaisiin alueelle, kaiken muun ohjelman sekaan. Tämä oli ehdottomasti tehtävä nopeasti, sillä myyjille tiedon saamisen lisäksi aluesuunnitelmia piti liittää muun muassa lupahakemuksiin, joita tapahtuman tuottaja Elina Terävä hoiti pääasiallisesti. 

Tässä vaiheessa myös tapahtuman ohjelmassa alkoi ilmetä yllättäen pieniä muutoksia, mutta onneksi mitään suurempia perumisia tai vastaavaa ei kuitenkaan tullut. Epäselvyyttä oli kuitenkin esim. tiettyjen esiintyjien tilan ja välineiden tarpeessa, mikä aiheutti hieman säätämistä itsessään. 

Ohjelman ja markkinoiden järjestyksen selvittyä jäljellä oli enää loppuvalmistelut, sekä vapaaehtoisten ohjeistaminen ja tiimeihin jakaminen. Tapasimme vapaaehtoisten kanssa noin viikkoa ennen keskiaikapäivää Helsingin pitäjän kirkonkylässä ja kävimme tapahtumapäivän suunnitelman läpi. Heidän kanssaan keskustellessa selvisi vielä muutamia puuttuvia asioita alueelta, kuten yleisöä ja myyjiä ohjeistavia kylttejä parkkipaikoille ja WC-tiloihin. Onneksi vapaaehtoisista löytyi osaavia tekijöitä, joilla oli mahdollisuus kotona painaa laadukkaita kylttejä. Näin ollen minun tehtäväkseni jäi tehdä kylttien grafiikka ja lähettää ne heille painoon. 

Kun viimeiset valmistelut olivat takana, olikin jo aika iskeä tapahtuma alueelle Pappilan puistoon. Kävimme tapahtumaa edeltävänä päivänä alustavasti rakentamassa ja merkitsemässä aluetta ja kiirehdimme koteihimme lepäämään seuraavan päivän pitkää koitosta varten. Mutta ennen tätä päädyin kuitenkin vielä vahingon kautta tuuraamaan tapahtumassa esiintyneen Soldans-tanssiryhmän kenraaliharjoituksissa, kun heidän performanssiinsa kuulunut viirinkantaja oli kadonnut paikalta. Olin päivän päätteeksi jättämässä heille hankkimaani akkukäyttöistä PA:ta, kun kohta olikin itse keskellä keskiaikaisen tanssin sydäntä! Onneksi minulle annettu homma oli sen verran simppeli, että toivon mukaan selvisin siitä ilman suurempaa tuhoa, mutta tämä oli hauska käytännön esimerkki siitä, mihinkä tuottajana parhaimmillaan voi päätyä hostatessaan ja esiintyjien tarpeita täyttäessään! 


Kuva: Olli Leino

Vihdoin tapahtumapäivän valjetessa saavuimme alueelle ajoissa vapaaehtoisten kanssa rakentamaan alueen loppuun. Pikapikaa ennen klo 11:sta ja tapahtuman virallista starttia vaihdoimme itsellemme tapahtuman teemaan sopivammat vetimet. Tämä olikin hauska kokemus ja oli hienoa nähdä, kuinka alueella lähes kaikki työntekijät, myyjät ja esiintyjät olivat pukeneet tunnelmaa, teemaa ja immersiota ylläpitävät asut, sekä koristaneet kojunsa tapahtuman ajankuvaan kuuluvasti! 

Kuva: Olli Leino


Oma vastuualueeni tapahtuman virallisen käynnistymisen jälkeen oli pääosin pitää huolta Kyrkoby Skolan pihaan järjestetyn lastenalueen toiminnasta. Tämä piti sisällään muun muassa alueen esiintyjien ohjeistamista sekä aina tarpeen mukaan heidän käytännön tarpeidensa ja ongelmiensa ratkaisemista. 

Päivä alueella menikin nopeasti eteenpäin ja pian olimmekin jo saaneet tapahtuman päätökseen ja aloimme purkamaan aluetta. 

Kuva: Olli Leino

Tällä hetkellä meillä ei ole enää tämän vuoden tapahtuman tiimoilta jäljellä muuta kuin loppurutistukset muun muassa raporttien ja selvitysten muodossa ja harjoitteluni päätepysäkki alkaa näkymään pikkuhiljaa ikkunasta. Kaiken kaikkiaan minun on todettava, että kolme kuukauttani Helsingan keskiaikapäivän mukana olivat varsin opettavat ja erilaiset, mitä olin aiemmissa töissäni tai projekteissani pääsyt tekemään. 

Kolme kuukautta tapahtuman kyydissä myös vilahtivat suorastaan pelottavalla vauhdilla ohi, mikä mielestäni kertoo hyvin, että projektissa viihtyy helposti uutenakin jäsenenä mukana! 

Tapahtumaa voin suositella harjoittelu- tai projektipaikaksi oikeastaan kelle vain vaikkapa kulttuuri- tai matkailualan opiskelijalle, jota kiinnostavat aiheet tapahtumatuotanto, historia ja kaupunkikulttuuri! 

Mukavaa syksyä kaikille! 

Ilkka Nanouche 22.8.2022

Ilkka Nanouche on Metropolian kulttuurintuotannon opiskelija ja muusikko, joka soittaa Luukas Oja –nimisessä rock-yhtyeessä. 

Vantaan kaupunki palkkasi vuoden 2022 Helsingan keskiaikapäivään yhden tuottajaharjoittelijan osa-aikaisesti kolmen kuukauden ajaksi avuksi Vantaa-Seuralle suurtapahtuman järjestämiseen ja toteuttamiseen. Vantaa-Seura kiittää Ilkkaa ja Vantaan kaupunkia suuresta avusta onnistuneen keskiaikapäivän tuottamisessa!